Los planes de contingencia

La vida no es maravillosa y siempre existe la posibilidad de que en un negocio algo salga mal o que haya una crisis. Actuar en estas situaciones requiere dirigir eficientemente y la rapidez y el nerviosismo que genera un evento adverso no es el mejor contexto para la toma de decisiones. Por ello, lo mejor es crear planes de contingencia.

El propósito de los planes de contingencia es anticiparse a los posibles riesgos y planear respuestas y acciones ante eventos específicos. Esto permite estudiar y anticipadamente cualquier emergencia. Se estudian los supuestos adversos más probables y se planean cómo se pueden solventar, de modo que si llegan a suceder poder dar respuestas más rápidas y eficientes.

Para elaborar un plan de estas características es muy importante examinar todos los sucesos importantes y las posibilidades de que ocurran. Se ha de considerar, entre otras variables:

– Prevenir una posible caída sustancial de ingresos. ¿Qué hacer si no se alcanzan los resultados? ¿Qué parámetros medir?

– Incremento de tasas de interés. Financiarse a un interés variable y que éste se haya vuelto muy superior a lo planteado en un inicio. ¿Cómo refinanciarse?

– Desastres naturales, accidentes, contratiempos. ¿Qué hacer en caso de terremoto? ¿Medidas a seguir si se declara fuego?

– Pérdida de personal muy cualificado. Si alguien fundamental para el desarrollo de la empresa desaparece, cabe estar preparado para su reemplazo, siguiendo una estrategia de recurso humanos de seguimiento y formación a los miembros más capaces de la organización.

– Restricciones estatales. Analizar qué pasa si las entidades reguladoras cambias las normas.

– Incremento en los costes. Por alguna razón, el proceso de creación de valor ha visto incrementado los costes. ¿Ha sido debido al encarecimiento de las materias primas? ¿Cuesta más la distribución? ¿Han subido los salarios? ¿Habría que cambiar de proveedor?

– Perdida de un proveedor estratégico. Si alguien que proporcionaba algo fundamental para el desempeño de la actividad empresarial se ha perdido, ha de buscarse cómo sustituirlo.

– Robos o actos violentos. Un tercero provoca un altercado en la organización ¿hay seguro? ¿Dónde guardar la información y datos más importantes?

Para que un plan de contingencia sea útil se ha de analizar y estudiar el mayor número de variables posibles, estableciendo indicadores que especifiquen a partir de qué medida se ha de tomar cada posible acción.

Conocer los posibles contratiempos que puedan surgir y preparar planes de contingencia que aporten respuestas razonadas hará que posteriormente las acciones realizadas sean más eficientes y de este modo el problema se solucione mejor.

Autor: Alvar Diez Llamazares